Producten
OrgPlan biedt twee oplossingen aan: My-OrgChart en My-OrgPlan. De eerste is voor organisatieplaatjes van vandaag en (eer)gisteren. De tweede voor die van (over)morgen. Essentieel verschil is de beschikbaarheid van gegevens.
My-OrgChart rapporteert over het heden en verleden. Vooraf zijn alle* gegevens al aanwezig. Ze hoeven slechts te worden opgehaald uit het HR-systeem. My-OrgPlan beschikt vooraf over geen* gegevens. Ze moeten eerst gefabriceerd worden.
Een kleine disclaimer (*) is op z'n plaats: in praktijk is de gegevens beschikbaarheid niet altijd 100% versus 0%, maar eerder ca. 95% versus 5%. De My-OrgChart gegevens behoeven soms wat aanvulling en omvorming, terwijl sommige van de My-OrgPlan gegevens al bekend zijn zoals pensioen data, einde jaarcontract data, etc.
Het verschil tussen beide producten komt met name in de module-inzet tot uitdrukking. Simpel gezegd: de My-OrgChart gebruiker hoeft slechts te kunnen "lezen" en de My-OrgPlan gebruiker moet kunnen "lezen, schrijven en extrapoleren". In module termen: voor de My-OrgChart gebruiker volstaat de Viewer, voor de My-OrgPlan gebruiker staan de Viewer, de Editor en de TimeSerie ter beschikking.
My-OrgChart [Viewer]. In My-OrgChart krijgt de gebruiker doorgaans niet de gelegenheid om zelf te tekenen. Het doel is om de bestaande organisatie weer te geven. De aanname is dat alle gegevens correct in het HR-systeem zitten. Mocht er een fout in het organigram geconstateerd worden, dan dient dat in het HR-systeem gecorrigeerd te worden.
My-OrgPlan [Viewer, Editor, TimeSerie]. My-OrgPlan gaat over de toekomst. De gegevens, die My-OrgPlan zou willen weergeven, bestaan nog niet en moeten daarom eerst gegenereerd worden. Om dat allemaal te realiseren zal de gebruiker zelf moeten kunnen editen, klonen, tekenen, rekenen, extrapoleren, modeleren, saven, importeren en exporteren. Dit wordt allemaal mogelijk gemaakt door de Editor. Wanneer er niet één maar meedere maanden gegenereerd moeten worden, is er ook nog de TimeSerie module.
Tenslotte zijn er nog een aantal (gratis) producten en modules die een rol spelen: Connector, Hosting en Workspace. Allereerst de Connector. Deze verbindt het HR-systeem met My-OrgChart resp. My-OrgPlan. Eerst om ruwe gegevens en daarna om bewerkte gegevens terug te zetten (alleen in het geval van My-OrgPlan). Verder is er (Software) Hosting. Beide pakketten worden gehost en zijn in de cloud beschikbaar. Je kunt er ook voor kiezen om On Premise te draaien. Tenslotte is er meestal een Workspace bij betrokken om de eindresultaten (in de vorm van JSON-files) in op te slaan.
Modules
❶ Viewer - Alleen lezen, bestemd voor eindgebruikers.
Met de Connector of Editor wordt een organigram automatisch aangemaakt en in bestandsvorm op-geslagen. Daarna kunnen eindgebruikers dit organigram bekijken. De Viewer biedt ze lees functionaliteit: navigeren, zoeken, selecteren, in- en uitzoomen, details opvragen, draaitabel-analyses en nog veel meer. Ook is er een taalswitch knop. De Viewer wordt als company licentie verkocht, zodat iedereen er gebruik van kan maken.
Het organigrambestand kan in vrijwel elke portal of menuomgeving geplaatst worden. Door het aan te klikken wordt de Viewer aangeroepen en wordt het organigram gestart. Er is geen training vereist om met de Viewer te kunnen werken. De performance blijft goed. Ook bij veel gelijktijdig gebruik.
❷ Editor - Lezen en schrijven, bestemd voor ervaren gebruikers.
De Editor maakt het mogelijk om een organigram (op maat) te maken en als bestand weg te schrijven. De Editor combineert “lezen” en “schrijven”. Deze functionaliteit gaat bijzonder ver. Tot de mogelijkheden behoren: muteren, schuiven, klonen, extrapoleren, tekenen, rekenen, consolideren, rapporteren, afleiden, vergelijken, loggen en nog veel meer. De Editor regelt ook het applicatiebeheer.
Editor-gebruik gaat vooraf aan Viewer-gebruik. Eén of meerdere ervaren gebruikers bouwen een organigram, waarna anderen ernaar kunnen kijken. Dat kan een eenvoudige weergave zijn van de huidige organisatie, of een gedetailleerd cijfermatig plan van de toekomstige organisatie waar het nodige overleg aan te pas komt voordat er een definitieve versie is.
❸ TimeSerie -TimeSerie, licentievergroting voor jaarorganigrammen.
Een jaarorganigram bestaat uit een aaneengesloten reeks van twaalf maand-organigrammen. Hiervoor is in de eerste plaats een hogere boxlimiet nodig. Het aantal boxes wordt immers een factor twaalf groter. Aanschaf van de TimeSerie-module is dan de aangewezen optie.
TimeSerie-Connector. Om een jaarorganigram van gegevens te voorzien, is er een speciale versie van de Connector nodig. Deze legt eerst een tijdreeks aan en hangt daarna de gegevens er in op. De gewone Connector haalt alleen gegevens op peildatum op, maar de TimeSerie-Connector haalt ook alle toekomstige gegevens op en zet ze uit in de tijd. Deze TimeSerie-Connector is alleen bruikbaar bij een vergroot box-aantal.
❹ Connector - Connectie met HR-systemen
De IN-Connector regelt het ophalen van gegevens uit het HR-systeem. Dat kan via een API-verbinding of via een dumpbestand.
De OUT-Connector regelt het wegschrijven van gegevens naar het HR-systeem. Dat kan via een export of "begeleid handmatig" via to-do lijsten.
De Connectoren verschillen per situatie, maar zijn in principe altijd te realiseren. OrgPlan berekent voor de Connectoren geen kosten.
❺ Hosting - Hosten van My-OrgChart/My-OrgPlan
Onze software pakketten draaien in principe in de cloud. Hosting is bij de jaarprijs inbegrepen. Het is ook mogelijk dat u onze software on premise op uw eigen computers draait. De jaarprijs wordt er evenwel niet anders door.
De klantgegevens blijven altijd bij de klant. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om de eindresultaten op een webserver naar keuze te zetten en met een portal naar keuze te beveiligen.
❻ Workspace - Hosten van eindresultaten
De eindresultaten (bestaande uit een JSON-bestand per organigram), kun je opslaan op een plek naar keuze. Dat kan bijvoorbeeld op je eigen disk, of op een shared disk. Wil je de eindresultaten met een groot aantal (remote) collega's delen, dan kun je ook opslag op een webserver overwegen. Wel is er dan meteen een beveiligings issue. Zo'n JSON-bestand kan met passwords beveiligd worden. Daarnaast bieden workspace-pakketten beveiligingsmogelijkheden.
Nog een stap verder zijn de interne communicatiemogelijkheden: kunnen chatten, workflows kunnen aanleggen, taken kunnen beleggen, etc. My-OrgPlan scenario's roepen discussie op en behoeven instemming alvorens ze uitgevoerd kunnen worden.
