MY-ORGCHART. Primair doel is om de eindgebruikers zo snel en efficiënt mogelijk van een informatief organigram te voorzien. De eindgebruiker is meestal de werknemer maar kan ook de lijnmanager zijn.
Welke informatie? Allereerst hoef je je niet te beperken tot één organigram. Het mogen er oneindig veel zijn, net zoals er oneindig veel tabellen en grafieken kunnen zijn. De belangrijkste vraag is welke informatie wil je tonen? De gegevens die je wilt tonen, moeten ergens vandaan komen. Meestal is dat uit het HR-systeem. Maar het kan ook zijn dat niet alle gegevens zich daar bevinden. Wanneer je een gegeven wilt tonen wat nog nooit ergens geregistreerd is, zul je het moeten invoeren in een spreadsheet die we kunnen "bijmengen".
Het bijgemengde organigram. Niet alle gegevens komen uit het HR-systeem. Een deel van de gegevens wordt bijgemend vanuit een Excel-bestand. Dat Excel-bestand kan uit een ander systeem komen, maar kan ook met de hand worden bijgehouden. Dat bijmengen kan ook weer op twee manieren: extra velden en/of extra records. Extra velden kunnen aanvullende kenmerken van de werknemer zijn, zoals: skillcode, HR3P-score, etc. Extra records kunnen externe werknemers zijn die niet in het HR-systeem zitten, zoals: oproepkrachten, chauffeurs, beveiligers, etc.
Tenslotte is het mogelijk om het organigram geheel naar eigen inzichten te herinrichten. In dat geval komt toch de Editor er aan te pas, in welk geval the sky the limit is!
Eigenschappen. Een My-OrgChart organigram heeft een paar eigenschappen die van grote waarde kunnen zijn in praktijk.
Modules
❶ Viewer - Alleen lezen, bestemd voor eindgebruikers.
Met de Connector of Editor wordt een organigram automatisch aangemaakt en in bestandsvorm op-geslagen. Daarna kunnen eindgebruikers dit organigram bekijken. De Viewer biedt ze lees functionaliteit: navigeren, zoeken, selecteren, in- en uitzoomen, details opvragen, draaitabel-analyses en nog veel meer. Ook is er een taalswitch knop. De Viewer wordt als company licentie verkocht, zodat iedereen er gebruik van kan maken.
Het organigrambestand kan in vrijwel elke portal of menuomgeving geplaatst worden. Door het aan te klikken wordt de Viewer aangeroepen en wordt het organigram gestart. Er is geen training vereist om met de Viewer te kunnen werken. De performance blijft goed. Ook bij veel gelijktijdig gebruik.
❹ Connector - Connectie met HR-systemen
De IN-Connector regelt het ophalen van gegevens uit het HR-systeem. Dat kan via een API-verbinding of via een dumpbestand. De IN-Connector verschilt per HR-systeem, maar is in principe altijd te realiseren. OrgPlan berekent voor de IN-Connector geen kosten.
Een belangrijk facet is het "omvormen" en "bijmengen". Hierdoor bevat het uiteindelijke organigram net iets meer informatie dan het HR-systeem kan leveren.
De OUT-Connector speelt geen rol. Wanneer er een datafout in het organigram ontdekt wordt, moet je dat in het HR-systeem herstellen.
Portals - Organigrammen via het web toegankelijk maken.
My-Orgchart organigrammen kunnen handmatig gedistribueerd worden (copy, email, etc.), maar ook toegankelijk gemaakt worden via het web. Dat laatste betekent dat organigrambestanden door een beheerder op een beveiligde webserver geplaatst worden waar gebruikers op inloggen. Handmatige verspreiding is alleen voordeliger bij kleine aantallen organigrammen en gebruikers. In combinatie met weinig tot geen beveiliging. Bij grotere aantallen of complexere beveiligingseisen is web-verspreiding efficiënter.
Bestaand of eigen beheer.
Indien er gekozen wordt voor web-verspreiding is de vraag via welke portal/hardware-infrastructuur? Twee opties: er kan aangesloten worden bij een bestaande infrastructuur of er wordt een infrastructuur in eigen beheer genomen. Bestaand (zoals Intranet) is wellicht eenvoudiger, maar het betekent ook afhankelijk zijn van derden en leven met de beperkingen. Niet zelden is de beveiliging slecht geregeld of komt de gebruikerskring niet overeen. En voor maatwerk staat HR qua ICT-prioriteit vaak achter in de rij. Een infrastructuur in eigen beheer nemen, lijkt een grote stap voor HR, maar dat valt uiteindelijk wel mee.
Reflexo Portal, eenvoudig en efficiënt.
Twee oplossingen komen qua eenvoud in aanmerking voor eigen beheer: open systemen zoals Microsoft Teams en Google Meet of de Reflexo Portal. Microsoft en Google zijn (nagenoeg) gratis, maar niet iedereen wil z’n vertrouwelijke gegevens bij hen onderbrengen. Blijft de Reflexo Portal over. Deze oplossing is nog eenvoudiger in beheer en biedt perfecte beveiligingsmogelijkheden. Beveiliging speelt een rol wanneer organigrammen gebruikt worden voor bijvoorbeeld personeelsplanning en voorzien zijn van gevoelige gegevens. Niet iedereen mag dan alles zien. Vaak komt de situatie voor dat managers alleen organigrammen met hun eigen mensen mogen zien. Ook hiervoor worden oplossingen geboden.