Personeelsplanning (geld)
PERSONEELSPLANNING (GELD)
Het uitgewerkte formatieplan is de basis voor personeels-budgettering. Finance zet dit om in geld en zoekt aansluiting met het budget systeem dat meestal een kostenplaats-hiërarchie hanteert. Werknemers werken doorgaans voor één baas, maar kunnen makkelijk op twee of meer kostenplaatsen drukken.
Doel is om twee grootheden te vergelijken: budgetten en best estimates (actuals voor gepasseerde - en schattingen voor toekomstige maanden). Door deze twee grootheden steeds te berekenen voorkomen we dat er appels met peren vergeleken worden. Er worden altijd jaartotalen vergeleken.
De oplossing combineert prima met flexibele arbeidsvoorwaarden. Belangrijk voor een à la carte systeem is het kunnen beschikken over persoonlijke (maand)budgetten voor de werknemers. Maand budgetten kunnen zowel qua hoogte als qua invulling verschillen.
VOORAF – de budgetpreparatie fase. Uitgangspunt is het personeelsplan van HR, dat aangeeft hoe de kwantitatieve en kwalitatieve invulling moet zijn. Vervolgens wordt de loonruimte bepaald en wordt er een, naar kostenplaats aangepaste, hiërarchie tussen geschoven. In het personeelsplan van HR is de loonronde nog niet verdisconteerd. Door extra fte's kan het plan duurder zijn. Finance bepaalt de loonruimte, gebaseerd op het kostennivo dat nog verantwoord is. De loonruimte wordt in beginsel algemeen toegekend bij wijze van budget per afdeling of formatieplaats. Daarna kunnen managers per werknemer individuele budgetten gaan toekennen.
ACHTERAF – de budgetuitputtings fase. Tenslotte is er de budgetuitputtingsfase. M.a.w. de maanden waar het om gaat zijn inmiddels verstreken en de actuals voor die maanden zijn bekend. My-OrgPlan haalt journaalposten uit het Payroll (deel)systeem voor die maand binnen en zet ze tegenover ze het bijbehorend budget. Daardoor kunnen de verschillen berekend worden die de mate van budgetuitputting weergeven.
Budgetuitputtingsinformatie is niet alleen beschikbaar voor Finance, maar ook voor lijnmanagers (budgethouders). De mogelijkheid bestaat om de organisatie en de daarmee gepaard gaande budgetten en kosten naar budgethouders op te knippen. Iedere budgethouder krijgt dan zijn of haar eigen deel te zien.
Valuta-omrekening behoort ook tot de mogelijkheden door vooraf de hoofdvaluta en de wisselkoersen voor de neven-valuta aan het systeem kenbaar te maken.
Vereiste Modules
Praktijkvoorbeelden
Interfaces. Interfaces zijn mogelijk met LinkedIn en met HR-systemen (o.a. AFAS, Cobra, HR2Day, NMBRS, SAP, Visma en Workforce). De beschikbare kandidaten worden opgehaald uit LinkedIn (volgers) en je HR-systeem (sollicitanten en werknemers). In principe kan er met ieder HR/Payroll-systeem een interface gerealiseerd worden voor My-OrgChart en My-OrgPlan. Daarna wordt er georganiseerd en geformeerd totdat het gewenste resultaat bereikt is. De resultaten worden in portals geplaatst, ervan uitgaand dat er een managementteam aanwezig is dat over organisatievraagstukken beslist. Het eindresultaat wordt teruggeplaatst in je HR-systeem. Deels via bestandsimporten en deels via gestuurd muteren.
Portals. De eindresultaten kun je zowel vanaf servers (shared disks) of webservers toegankelijk maken. Voor dat laatste heb je een portal nodig, ondermeer om de beveiliging te regelen. Vrijwel ieder portal wordt ondersteund.