OrgPlan
Wegwijs Organigrammen
WELKOM AAN BOORD
Mijn eerste dag bij mijn nieuwe werkgever. Maar wie zijn mijn collega’s? En hoe bereik ik ze?
Dat was vroeger eenvoudiger te beantwoorden dan nu. Het personeel is steeds vaker een kleiner wordende groep vaste medewerkers gecombineerd met een bonte samenstelling aan parttimers, flexwerkers, zzp’ers en contractors, verspreid over de gehele globe. De ICT-afdeling zit in India, het callcenter in Zuid Afrika en de productie in China. Verder wordt er om de haverklap gefuseerd en gereorganiseerd. De organisatie van gisteren is niet meer die van morgen. Daar komt het thuiswerken nog bij: men komt steeds minder op kantoor en werkt op ongewone tijden vanuit huis of vanaf locatie. Resultaat is dat collega’s elkaar niet meer kennen en steeds vaker langs elkaar heen werken.
Wegwijs Organigrammen zorgen er voor dat er snel en eenvoudig contact gelegd kan worden. Ze zijn meertalig.
HOE BEREIK IK COLLEGA'S?
De telefoongids zet namen in alfabetische volgorde op een rij, maar wat te doen als men de naam van de collega niet weet? In een My-Orgchart contactorganigram kan men door de organisatie heen wandelen, kijken waar zich de relevante afdeling bevindt, kijken wie daar werken en van daaruit een geschikte collega proberen te bellen of mailen. U kunt zelf bepalen welke relevante gegevens u aan een persoon toevoegt, waarop u later wilt sorteren en selecteren.
WIE IS MIJN BAAS?
Sommige HR-systemen hanteren een afdeling-werknemer hiërarchie en geen manager-werknemer hiërarchie, met als resultaat dat niemand precies weet aan wie hij of zij moet rapporteren. Ook lopen er soms meerdere hiërarchieën door elkaar heen: een producthiërarchie, een landhiërarchie, een kennishiërarchie, etc. Dan is de verwarring nog groter. My-Orgchart kunnen we meestal uitbreiden met een "hiërarchie-afleidingsprogramma", waarmee we de alternatieve hiërarchieën kunnen afleiden en in beeld kunnen brengen.
ONBOARDING
OnBoarding is het begeleiden van nieuwe werknemers. Niet alleen om ze sneller productief te maken maar ook om te voorkomen dat ze vertrekken. Van alle rekruten is 5% na een eerste rampzalige dag, 20% binnen de eerste 45 dagen en 30% na een jaar vertrokken. Vervanging kost 50% tot 150% van het jaarsalaris van de vertrekkende medewerker. Er is dus alle reden om de nieuwe werknemer goed te begeleiden.
Succesvol instromen wordt op drie nivo's bepaald: 1.) zorg ervoor dat nieuwe medewerkers over de juiste materialen en kennis (zoals rolduidelijkheid en bedrijfsjargon) beschikken, 2.) zorg ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, waardevolle relaties opbouwen en zich onderdeel voelen van de organisatie, en 3.) zorg ervoor dat nieuwkomers de organisatie kennen (structuur, visie, missie, doelen, belangrijkste ontwikkelingen, cultuur).
Praktijk voorbeelden