CFO
Voorafgaand aan het budgetjaar krijg je als CFO van HR een personeelsplan aangereikt, waarin de gewenste personeelssterkte in FTE (SOLL) is weergegeven. Ons systeem heeft automatisch de geschatte geldbedragen erbij uitgerekend gebaseerd op de oude salarissen. Voor de CFO de vraag: is het financieel haalbaar en is er nog ruimte voor loonsverhogingen? Om die vraag te beantwoorden ga je in je budget een pro-forma V&W maken met de aangeleverde personeelskosten. Op basis van die uitkomsten kun je gaan bijstellen. Over de hele linie, of bij een selectief aantal formatieplaatsen. Als het te krap wordt kun je bijsturen door minder loonsverhoging of FTE te geven, of je kunt de prijzen verhogen.
Uiteindelijk rolt er een bijgesteld personeelsplan uit de bus waar alle betrokkenen zich in kunnen vinden en dat door de eindverantwoordelijken geaccordeerd wordt. Dit finale plan wordt opgewaardeerd tot finaal personeelsplan (-budget) voor het komend budgetjaar.
❻ Personeelsplanning (Geld) - Het tweede deel van de personeelsplanning is het plannen in geld. Ofwel, om een personeelsbudget te maken. De personen die straks voor je aan de slag gaan, verwachten een beloning. Bij iedere positie moet een geldzak (budget) klaar gezet worden, waaruit die beloningen betaald worden.
De eerste vraag is: bij wat moet een geldzak klaar staan, bij een formatieplaats, een kostenplaats, of een persoon? De tweede vraag is: hoeveel geld moet er in iedere geldzak zitten?
Budgeteenheid. De meest voor de hand liggende budgeteenheid is de formatieplaats. Dat is een positie waar gelijksoortige werknemers die min of meer identiek betaald worden. Maar het is ook mogelijk om voor de kostenplaats te kiezen. Hiermee wordt een betere aansluiting met het budgetsysteem verkregen. Vaak komen de formatieplaats- en de kostenplaats hiërarchie grotendeels met elkaar overeen en zijn er slechts detailverschillen. Dit maakt het mogelijk om beiden uit te werken.
Persoonlijk budget. Aanvullend is er de mogelijkheid om een budget op persoonsnivo aan te brengen. Dat kan van pas komen wanneer er flexibele arbeidsvoorwaarden worden toegepast.
Mate van detaillering. Ook hierin zijn verschillen mogelijk. De totale kosten per werknemer kunnen benaderd worden door het bruto salaris te vermenigvuldigen met een multiplier (ca. 1,35). Maar het is ook mogelijk om alle componenten in detail op te nemen en automatisch te laten aggregeren. Door grote populaties en grote hoeveelheden detailinformatie kan het bestand te groot worden. In dat geval worden deelpopulaties aanbevolen, die op geaggregeerd nivo weer samengevoegd kunnen worden.
❼ HR Analytics - Tenslotte is er de mogelijkheid van vrije analyse op de personeelspopulatie: HR Analytics. Zijn alle posities bezet? Zijn er budget overschrijdingen? Is er voldoende geld? Is het geld goed besteed? Waar is het nodig om bij te sturen?
De analyses kunnen op de gehele populatie of op deelpopulaties worden uitgevoerd.
Budgetuitputting. De belangrijkste analyse is die van de budgetuitputting, waarbij de HR-kant meer in FTE's en de Finance-kant meer in geld geïnteresseerd zal zijn. De twee zijn complementair: te weining mensen levert een geldvoordeel op en visa versa.