ORGPLAN: ORGCHARTS & HCM

ENGLISH   DEUTSCH   FRANÇAIS   |   DEMO   TEST   DOWNLOADS   | HR WEBSITE

Portals

My-Orgchart en OrgPlan HCM zijn systemen die in beginsel zonder portal geleverd worden, maar in praktijk in 9 van de 10 gevallen vanuit een portal draaien. Dat betekent dat de klant er een portal bij zoekt, dan wel al over een portal beschikt van waar uit het moet gaan draaien. Allereerst dient er onderscheid gemaakt te worden tussen gevoelige en ongevoelige informatie.

De informatie, die uit one-step contactorganigrammen komt (meestal NAW, emailadres en telefoonnummer), is doorgaans ongevoelig. Binnen het bedrijf mag iedereen het zien. Er zijn zelfs bedrijven die het contactorganigram bij de receptie open en bloot op een groot scherm tonen. In zo'n geval is het intranet een prima portal. Een beperkte mate van afscherming: degenen met intranet toegang (doorgaans de eigen werknemers) mogen alles zien, buitenstaanders zien niets.

De informatie, die uit editable organigrammen of HCM-systemen komt, is meestal wel gevoelig. Niet iedereen mag alles zien. De meest rigoreuze optie is om de informatie niet via het web toegankelijk te maken en achter te houden op de eigen (shared) disk. Maar vaak is er behoefte om de informatie met een select gezelschap via het web te delen. In zo'n geval komen er beveiligde portals aan te pas: afhankelijk van de username/password-combinatie waarmee men inlogt, krijgt men een selecte, op maat gemaakte, hoeveelheid informatie aangeboden.

Globaal zijn er drie soorten beveiligde portals: de portal van OrgPlan (HR-website), portals van HR/Payroll-leveranciers (ESS/MSS) en portals van derden (zoals SharePoint, Google +, etc.). Een inventarisatie:

HR Website portal:

Een sterke oplossing met veel functionaliteit die snel geïmplementeerd kan worden onder auspiciën van HR. Groot voordeel is dat deze oplossing in eigen beheer kan draaien en volledig naar wens ingevuld kan worden.

HR/Payroll systeem portals:

Indien beschikbaar, is dit zeker een alternatief. Nadeel is dat de gebruikers en gebruikersrechten van een HR-systeem niet perse overeen hoeft te komen met die van een HCM-systeem.

Portals van derden:

Het voordeel is tegelijkertijd ook het nadeel, namelijk u voldoet aan de standaard maar u bent daardoor gebonden aan de interne afspraken, instellingen en prioriteiten.

SharePoint

Het organigram-bestand (in JSON-formaat) kan in SharePoint worden opgeslagen en van daaruit worden geactiveerd. SharePoint is de meest professionele omgeving van waaruit het organigram gecontroleerd kan worden verspreid.

ESS portal

Organigrammen die als doel hebben om werknemers wegwijs te maken in hun organisatie passen perfect in een ESS-omgeving. Het betekent wel dat de kring gebruikers beperkt is tot de ESS-gebruikers, m.a.w. externen die niet geregistreerd zijn in het HR-systeem hebben geen toegang.

Google +

SharePoint mag dan wel professioneel zijn, maar het is ook kostbaar en tijdrovend. Het organigram-bestand (in JSON-formaat) kan ook in Google + worden opgeslagen: hetzelfde eindresultaat wordt dan gratis en langs eenvoudige weg bereikt.

MSS portal

De organigrammen om MSS-gebied zijn erop gericht om de lijnmanager van informatie te voorzien. De beveiliging kan zodanig ingesteld worden dat managers alleen hun eigen mensen zien. Ook hier geldt de beperking dat externen mogelijk geen toegang hebben.

Locatie systemen

My-Orgchart kent een verschil tussen plek van fabricage en plek van opslag van het organigram-bestand. Zo kan de plek van fabricage de computer van de (super) user zijn en plek van opslag een beveiligde webomgeving. Wel moet My-Orgchart bij de foto- en vertaalbestanden kunnen komen om te raadplegen.

Het organigrambestand (JSON-formaat) kan technisch gezien overal worden geplaatst. Wanneer u het op uw eigen harddisk plaatst, kunt u er alleen zelf bij. Maar wanneer het wilt delen met een, al dan niet, selecte groep, zult u het op een webserver moeten plaatsen. De veiligheidsvoorzieningen die daar zijn aangebracht, gelden dan ook voor het My-Orgchart organigram. Gewenst is doorgaans een combinatie van voldoende veiligheid en gebruikersgemak