OrgPlan biedt twee software pakketten aan: My-OrgChart en My-OrgPlan. De eerste is voor de organigrammen van vandaag en de tweede is voor de organigrammen van morgen (ofwel voor strategische personeelsplanning).
Je huidige en je toekomstige organisatie in beeld met My-OrgChart en My-OrgPlan. Van een afstand lijken de organisatieplaatjes van (eer)gisteren en (over)morgen erg op elkaar. Het verschil zit ‘m niet in de weergave, maar in de totstandkoming.
De personeelsgegevens van gisteren staan netjes in het HR-systeem. Ze hoeven slechts te worden opgehaald voor weergave aan het Personeel.
De personeelsgegevens van morgen bestaan nog niet op een paar uitzonderingen na, zoals een pensioendatum of een einddatum jaarcontract. Ze zullen eerst gemaakt moeten worden.
❶ Sourcing - Het identificeren van kandidaten, waarbij een kandidaat iemand is die je op een open positie kunt zetten. Dat kan zowel een volger, een sollicitant, een externe, maar ook een bestaande werknemer zijn.
Lees meer over Sourcing ....
❷ Candidate Relation Management - Zodra (interessante) kandidaten geïdentificeerd zijn, is de volgende stap om een relatie met ze te onderhouden. Dat opent de mogelijkheden om ze op het juiste moment over de streep te halen.
Lees meer over Candidate Relation Management ....
❸ Skills Management - Kandidaten zijn thuis in een bepaald vakgebied (skills code). Het is handig om ze naar skills code te rangschikken. Wanneer hetzelfde is gebeurd voor de positie, kunnen ze hierop gematcht worden.
Lees meer over Skills Management ....
❹ Opvolging - Sleutelposities mogen niet onbezet blijven. Dat betekent dat er vroegtijdig geïnvesteerd moet worden in opvolgers. Opvolgingsplannen moeten klaar liggen en direct geaktiveerd kunnen worden.
Lees meer over Opvolging ....
❺ Personeelsplanning (FTE) - Tot zover alles ter voorbereiding. Nu komt het op de echte personeelsplanning aan: welke posities worden er uitgezet en wie gaan deze posities straks bezetten? De eerste stap is om in FTE's te plannen.
Lees meer over Personeelsplanning (FTE) ....
❻ Personeelsbudgettering (Geld) - De tweede stap is om in geld te plannen. Ofwel, om personeelsbudgetten te maken. Werknemers verwachten een beloning. Al dan niet via de payroll uitbetaald. Er moeten geldzakken (budgetten) klaar gezet worden, waaruit die beloningen betaald kunnen worden.
Lees meer over Personeelsplanning (Geld) ....
❼ HR Analytics - De derde en laatste stap is de nacontrole in de vorm van vrije analyses. Zijn alle posities bezet? Is er voldoende geld? Is het geld goed besteed? Waar nodig kan gedurende het budgetjaar worden bijgestuurd.
Lees meer over HR Analytics.
❽ Organisatie Invoer - Zodra het beoogde personeelsplan cq -budget geaccordeerd is, kan het worden ingevoerd in het HR/Payroll-systeem. Dit proces kan in belangrijke mate ondersteund en geautomatiseerd worden.
Lees meer over Organisatie Invoer ....
❾ Organigrammen - Na invoer en effectuering wordt het geplande organisatieplaatje realiteit. Voor werknemers is het erg belangrijk om het organigram te kennen. Hiermee zijn ze beter in staat om snel met de juiste collega in contact te komen wanneer ze een vraag hebben.
Lees meer over Organigrammen ....
❿ Teams - Als laatste is er een "portal", waarin alle OrgPlan documenten bewaard kunnen worden. Er zijn meerdere mogelijkheden, maar steeds meer organisaties kiezen voor Teams. Het wordt als het ware de cockpit van waaruit alles aangestuurd wordt.
Lees meer over Teams ....
Strategische PersoneelsPlanning wordt steeds meer een hot item. Het is een onmisbaar hulpmiddel in de battle for talent. Het begint bij "het aktief recruteren met LinkedIn" en eindigt bij "het correct invoeren van de planningsresultaten in je HR-systeem".
Scenario's. Jij en je collega's kunnen meerdere plaatjes (scenario's) uitwerken, maar uiteindelijk zal er één gekozen moeten worden als favoriet. Dit favoriete scenario zal worden bewaard en tot budget worden verheven.
My-OrgPlan helpt je. Niet alleen om het gewenste scenario te maken maar ook om het te realiseren.
De bediening is vrij eenvoudig. Het kost geen extra tijd, maar bespaart het juist tijd. Die tijdsbesparing komt tot uiting in korter vooroverleg op managementnivo, consensus over de te volgen koers, een grotere betrokkenheid en minder discussie achteraf.
De betrokkenen HR, Recruiting, Finance en de Lijn hebben allemaal hun eigen belangen en informatiebehoeften. Ze moeten het met elkaar eens worden over het personeelsplan. Er zijn oplossingen beschikbaar voor de Recruiter, de CHRO, de CFO, de Line Manager en de Employee.
RECRUITER - Recruiters kunnen op dit plan voortborduren door op zoek te gaan naar invulling van de open posities. Zelf krijgen ze de beschikking over het "skills-organigram", waarin personen - intern en extern - gekoppeld zijn aan opleidingen (SOI/ISCED).
Lees meer over hoe je als Recruiter kunt profiteren ....
CHRO - Voor HR is er een scala aan toepassingen op het gebied van personeelsplanning: het (enkel- en 12voudige) bezettingsoverzicht, de vlootschouw, het opvolgingsplan en uiteindelijk het personeelsplan. Als HR zo'n gedetailleerd plan kan opleveren, bewijst ze haar collega's een grote dienst.
Lees meer over hoe je als CHRO kunt profiteren ....
CFO - Finance tenslotte, kan kosten toevoegen aan het personeelsplan en er zodoende een personeelsbudget van maken. Door het te koppelen aan journaalposten, kan de budgetuitputting berekend worden.
Lees meer over hoe je als CFO kunt profiteren ....
LINE MANAGER - De lijn krijgt voor de eigen afdeling het "dag-organigram". Daarin wordt voor de komende dagen, weken en maanden getoond wie daadwerkelijk beschikbaar is om ingeroosterd of ingepland te worden.
Lees meer over hoe je als Line Manager kunt profiteren ....
EMPLOYEE - Voor de wernemer is er het "wegwijs-organigram", die hierdoor snel de weg weet binnen de organisatie. Collega's worden eerder en vaker geraadpleegd, in plaats van zelf aan te modderen. Het komt de snelheid en kwaliteit van het werk ten goede.
Lees meer over hoe je als Employee kunt profiteren ....
De productmodules zijn Viewer, Editor en TimeSerie. Voor My-OrgChart volstaat de Viewer, tenzij sommige gegevens nog gewijzigd moeten worden. Voor My-OrgPlan is naast de Viewer ook de Editor vereist. TimeSerie speelt een rol bij personeelsplanning in geld (euro’s). De Editor beschikt over een uitgebreide toolset voor Strategische PersoneelsPlanning. Waarmee je een toekomstplaatje van je gewenste organisatie en personeelspopulatie kunt maken. Bedenk daarbij dat een deel van je toekomstige populatie nog deels onbekend is en deels missschien alleen in LinkedIn of in de Sollicitanten-modules van je HR-systeem geregistreerd is.
Het is van belang om met alle betrokkenen een workspace te delen waarin (aangepaste) organisatieplaatjes met elkaar gedeeld kunnen worden. En niet onbelangijk: het maakt de invoer van je nieuwe organisatie in je HR-systeem een stuk eenvoudiger. Uiteindelijk bespaar je veel tijd en geld.
Interfaces. Interfaces zijn mogelijk met LinkedIn en met HR-systemen (o.a. AFAS, Cobra, HR2Day, NMBRS, SAP, Visma en Workforce). De beschikbare kandidaten worden opgehaald uit LinkedIn (volgers) en je HR-systeem (sollicitanten en werknemers). In principe kan er met ieder HR/Payroll-systeem een interface gerealiseerd worden voor My-OrgChart en My-OrgPlan. Daarna wordt er georganiseerd en geformeerd totdat het gewenste resultaat bereikt is. De resultaten worden in portals geplaatst, ervan uitgaand dat er een managementteam aanwezig is dat over organisatievraagstukken beslist. Het eindresultaat wordt teruggeplaatst in je HR-systeem. Deels via bestandsimporten en deels via gestuurd muteren.
Portals. De eindresultaten kun je zowel vanaf servers (shared disks) of webservers toegankelijk maken. Voor dat laatste heb je een portal nodig, ondermeer om de beveiliging te regelen. Vrijwel ieder portal wordt ondersteund.