My-Orgchart wordt zonder webportal geleverd. Dat betekent dat de klant er een webportal bij zoekt, die aansluit bij de eigen wensen en behoeften. Ook is het mogelijk om vanaf een (shared) disk te werken, zodat er geen webportal aan te pas hoeft te komen.

My-HRPlaza wordt uitsluitend met het Reflexo webportal geleverd. Dit biedt extra beveiligingsopties.

My-Orgchart biedt de oplossing, maar de portal regelt de toegankelijkheid en de beveiliging. Organigrammen worden opgeslagen in JSON-files (1 organigram = 1 JSON-file). De portalomgeving waar de JSON-files worden neergezet, bepaalt dus de toegankelijkheid en beveiliging van de organigrammen.

De beginkeuze is wel of niet het web op en zo ja, het Inter- of Intranet op? Feitelijk een afweging tussen bereik en risico. Deze keuze hangt vooral samen met de lading en het doel van de informatie. Een organigram (of hypercube) kan van alles bevatten: van ongevoelige tot zeer gevoelige informatie. Het is denkbaar dat men het ene organigram wel en het andere niet op het web wil hebben.

Globaal zijn er drie soorten beveiligde portals: de portal van Reflexo (My-HRPlaza), portals van HR/Payroll systemen (ESS/MSS) en portals van derden (zoals Microsoft en Google).

Uitgaande van de veronderstelling dat er voor het web gekozen wordt, welke opties zijn er dan? Een inventarisatie.

De infrastructuur voor het Intranet zal meestal al aanwezig zijn. Het ligt dus voor de hand om hierop aan te sluiten. Toch is er een beveiligingsissue: éénmaal binnen op een Intranet, mag een gebruiker doorgaans alles zien. Dus Intranet is zeer geschikt om aan het voltallige personeel een contact-organigram met ongevoelige gegevens te tonen, maar ongeschikt om metrics- of planningsorganigrammen met gevoelige gegevens te distribueren.

Beveiligingsscore:

Mits technisch haalbaar, zou dit in praktijk een geschikte omgeving zijn voor het distribueren van organigrammen. Maar niet alle HR/Payroll-systemen zijn webbased, ondersteunen ESS/MSS of kunnen software van derden draaien. Daarnaast kan misschien niet iedereen het HR/Payroll-systeem in: externen of buitenlands personeel kunnen buiten de boot vallen. Wel zal er een role-based beveiliging zijn, waar wellicht op aangesloten kan worden.

Beveiligingsscore:

Door het thuiswerken is web-meeting software (Microsoft Teams en Google Meet) erg populair geworden. Ze creëren een digital workspace waar teamleden elkaar virtueel kunnen ontmoeten, documenten met elkaar kunnen delen en op alle mogelijke manieren kunnen samenwerken. In zo’n omgeving passen ook organigrammen. Voordelen zijn dat deze omgevingen goed beveiligd en compleet zijn. Nadeel is dat men (gevoelige) gegevens bij derden onderbrengt.

Beveiligingsscore:

My-HRPlaza kan in eigen beheer gedraaid kan worden. De Reflexo-portal is een alternatief voor Teams en Meet en kan gezien worden als een digital workspace die gespecialiseerd is in HR-functionaliteit. Belangrijk voordeel is verder dat hier de beveiliging perfect op orde is. Het kan zo ingeregeld worden dat iedere manager alleen zijn of haar eigen mensen ziet en dat de rest van de organisatie afgeschermd wordt.

Beveiligingsscore: