CHRO

 

Na de Recruiter is de CHRO (Hoofd Personeelszaken) aan zet. Als CHRO neem je het belangrijkste deel van de personeelsplanning voor je rekening. Je plaatst de stoelen en je bepaalt welke poppetjes erop gaan zitten. Het tijdsinterval waarvoor je dit gaat doen mag en kan verschillen. Wij adviseren om dat (in ieder geval) voor een budgetjaar te doen. Dan kan jouw personeelsplan de basis vormen voor het personeelsbudget waar vervolgens de CFO mee aan de slag kan.

Om het finale budgetjaar-personeelsplan te kunnen maken, heb je een aantal ingrediënten nodig. Je hebt een overzicht nodig van de beschikbare externe kandidaten en van de werknemers die aan promotie toe zijn. Verder heb je opvolgingsplannen nodig. Informatie over de externe kandidaten komt van de Recruiter. De rest zul je zelf moeten vergaren.

 

Opvolging - Sleutelposities mogen niet onbezet blijven. Dat betekent dat er vroegtijdig geïnvesteerd moet worden in opvolgers. Als het moment daar is moeten de opvolgingsplannen niet alleen klaar liggen maar ook direct geaktiveerd kunnen worden. Drie vragen moet je beantwoorden:

  • welke sleutelposities zijn er?
  • wie komen er in aanmerking voor promotie naar deze sleutelpositie? en
  • wat moet er gebeuren om deze personen klaar te stomen voor deze sleutelposities?

Opvolgingsplannen kun je eigenlijk alleen maken met interne werknemers, omdat je op externen geen vat hebt.

HR3P.  Met HR3P (de potentieel versus prestatie matrix) kun je de eerste vraag beantwoorden. Werknemers met een goede HR3P-score zijn toe aan promotie. Vervolgens dien je te bekijken wie van die goed scorenden een sleutelpositie zou kunnen bezetten. Uiteindelijk kun je de stippellijntjes gaan tekenen van de persoon naar de sleutelpositie en visa versa.

Voorbereidingen. Een stippellijntje tekenen is één, maar het invullen is twee. Er kan van alles nodig zijn in het voorbereidingstraject: inwerken, opleiden, certificeren, soft skills trainen en noem maar op. Zo'n voorbereidingstraject kan zomaar een jaar of meer vergen. Daarom is het zaak om er op tijd mee te beginnen.

Personeelsplanning (FTE) - Nu komt het op de echte personeelsplanning aan: welke posities ga je uitzetten en wie gaan ze straks bezetten?

Als werkgever zet je stoelen neer, die begroot worden in FTE- en geld-budgetten. Werknemers gaan vervolgens op die stoelen zitten. Idealiter is er 100% bezetting, maar er kan ook over- of onderbezetting in FTE en/of geld zijn. Daar moet je als CHRO aktie op ondernemen.

Een stoel is een formatieplaats, ofwel een afdeling-functie combinatie. Een formatieplaats van 3 FTE (in feite een driezitsbank) bijvoorbeeld kan 100% bezet  zijn bij 6 personen van een half FTE, maar kan in geld 106% van het budget opslokken.

Ons systeem rekent voortdurend (zonder dat je erom hoeft te vragen) de SOLL, de IST, het absolute - en het procentuele verschil uit.

Tijd.  Personeelsplanning is een tijdgebonden proces. Als er de ene maand onderbezetting en de andere maand overbezetting is, hoeft er per saldo niets aan de hand te zijn. Daarom moeten SOLL en IST in de tijd uitgezet worden.

Mutatie- versus Tijdreeksstructuur. Gegevens (getallen) kunnen in de tijd uitgezet worden in een mutatie- of in een tijdreeksstructuur. In het eerste geval is er alleen iets ingevoerd als er iets verandert, in het tweede geval is er iedere maand iets ingevoerd ook als er niets verandert. Een mutatiestructuur is makkelijk qua input en moeilijk qua output. Bij een tijdreeksstructuur is dat net andersom. Wij geven de voorkeur aan de tijdreeksstructuur vanwege het rapportagegemak.

Extrapolatie. Aan de invoerkant hebben we nu een dubbel probleem: het gaat om de toekomst dus de gegevens zijn er (nog) niet en het gaat om een tijdreeksstructuur dus er moeten veel gegevens komen. We lossen dit op met geavanceerde extrapolatietools (Copy Up en Copy Forward). Deze tools genereren als het ware de toekomstige data.

Schuiven en Muteren. Binnen het scenario kan je naar hartelust schuiven en muteren, zowel aan de SOLL- als aan de IST-kant. Je kunt aangeven dat je voor een bepaalde formatieplaats 4 FTE wilt hebben (SOLL), maar dat er nu nog maar 3 FTE zitten (IST). Op de achtergrond staat er voortdurend een rekenmodel te werken. Zodra jij aaangeeft dat je 4 FTE wilt hebben, rekent het model uit wat 4 FTE gaat kosten en welke budgetverschillen dat met zich meebrengt. Wanneer je bovendien gaat extrapoleren, wordt deze rekensom voor het hele budgetjaar gemaakt.

Bekende mutaties. Naast de ingevoerde mutaties zijn er ook de (in AFAS) bekende mutaties, zoals einde jaarcontracten, pensioendata, etc. Deze bekende mutaties worden automatisch in het scenario meegenomen.

Eindresultaat.  Het eindresultaat is een jaarplan scenario met zowel de gewenste - als de gerealiseerde FTE's. De organisatiestructuur is de allesomvattende, gewenste structuur. Personen kunnen van maand op maand van positie veranderd zijn.

Zodra het jaarplan scenario klaar is, gaan de CFO en de eindbeslissers er mee aan de slag. De kans bestaat dat het plan op een aantal punten bijgesteld moet worden. Maar uiteindelijk zal er een definitief scenario ontstaan dat tot officieel jaarbudget wordt aangewezen

.

Organisatie Invoer - Zodra het geaccordeerde  personeelsplan bekend is, kan het ingevoerd worden in AFAS HR. We gaan ervan uit dat je als CHRO de personeelsadministratie aanstuurt.

My-OrgPlan kan dit proces kan in belangrijke mate ondersteunen en automatiseren waardoor het invoeren in AFAS een stuk eenvoudiger en sneller gaat.

De invoer kan in drie delen verdeeld worden:

  • de personen,

  • de organisatie en

  • de budgetten.

De personen worden op de normale wijze ingevoerd in AFAS. Dat gebeurt bij voorkeur door de persoon zelf in via een Sollicitant Self Service faciliteit (OutSite). De personen krijgen dan een persoonsnummer toegekend en zijn beschikbaar voor alle stappen in de sollicitatieprocedure.

Organisatie invoer.  De organisatiestructuur bestaat uit afdelingen en personen. In principe blijft de afdelingenstructuur gedurende het budgetjaar hetzelfde. Personen kunnen in theorie iedere maand van formatieplaats wisselen. My-OrgPlan kan organigrammen met elkaar vergelijken en een verschillenlijst produceren. Zo is er een verschillenlijst tussen de gewenste structuur en de, tot op dat moment in AFAS ingevoerde, structuur. Naarmate de invoer vordert, wordt deze lijst steeds korter. Als er niets meer op deze lijst staat, is de invoer voltooid.

Budget invoer. In het gewenste scenario zijn naast het budget (SOLL) de actuele werknemers (IST) opgenomen zoals ze tijdens de budgetpreparatie (dus voorafgaand aan het budgetjaar) bekend waren. De SOLL blijft staan, de IST zal naarmate het budgetjaar vordert steeds verder veranderen. Omdat de SOLL het hele jaar blijft staan, kan ze via een import aan AFAS worden toegevoegd. De SOLL omvat de gewenste hoeveelheden headcount, FTE en geld per formatieplaats. Om de SOLL succesvol te kunnen importeren moet de organisatiestructuur goed ingevoerd zijn.

.

NEEM CONTACT OP: +31616753198 of info@orgplan.nl

Heb je ideeën? Vragen? Wij zijn er klaar voor.