ORGPLAN ORGCHART & HCM       EN DE NL FR ES IT DA NO SV FI

Partners   Producten   Techniek   Free-Test   Demo   Downloads   Viewer   Editor   Webshop

HR budgettering

Toepassing van TimeSerie Orgcharts

Het uitgewerkte formatieplan is de basis voor personeelsbudgettering. Finance neemt doorgaans het voortouw om FTE's in geld om te zetten. Finance zal vooral gefocused zijn op aansluiting op de financiële administratie en m.n. op het budgetsysteem. Daar wordt de kostenplaats-hiërarchie gehanteerd die niet noodzakelijkerwijs parrallel aan de formatie-hiërarchie hoeft te lopen. Werknemers hebben meestal één baas en werken vanuit één formatieplaats, maar kunnen makkelijk op twee of meer kostenplaatsen drukken. Hun kosten worden dan via een verdeelsleutel toegerekend.

Doel is om twee grootheden te berekenen:

  • de budgetten en
  • de actuals + best estimates.

Stap 2: Journaalposten importeren.

Dit gaat via de Connector. Rechts wederom het eerder getoonde scherm uit de Connector. Nu zijn ook de mederwerkergegevens geselecteerd en is er een salarisrun van een specifieke maad gekozen.

Tevens is er gekozen voor "Copy-Up", ofwel het direct afleiden van de budgetten (op formatieplaats-nivo) van hetgeen ingevoerd is c.q. geïmporteerd is aan actuals (op werknemer-nivo). Deze optie kan goed toegepast worden in een "ongewijzigd beleid" situatie. Budget en (verwachte) actuals liggen dan vrij dicht bij elkaar in de buurt. Voor die gevallen waarin het budget moet afwijken, kan er handmatig overschreven worden.

Door de combinatie van journaalposten-import en Copy-Up, is er al een budget voor 2017-01 gegenereerd. Het resultaat is hieronder zichtbaar.

De loonkosten worden naar jaarnivo geconsolideerd. Fte's maximaal tot het maandnivo.


Stap 3: Planboard-faciliteiten benutten. 

Net als bij de formatieplanning, staan alle Planboard-faciliteiten weer ter beschikking om de gewenste situatie voor maand 2017 01 te bereiken.

Stap 4: Copy Forward

Ook deze stap is identiek aan formatieplanning. Met vooruit copieren (Copy Forward) worden de resterende maanden ingevuld. De praktijk is om stap voor stap vooruit te copieren en na iedere "copy" de maand op orde brengen met de Planboard-faciliteiten.


Stap 5: Actuals inlezen (achteraf)

Tenslotte is er de budgetuitputtingsfase (achteraf). Het invoerscherm bij stap 2 kan weer benut worden om de budgetten in tact te laten en om de actuals in te lezen.De verschillen geven de mate van budgetuitputting weer.


Samenvatting

Oplossing voor:

  • Personeelskosten berekening,
  • Budget preparatie,
  • Nacalulaties.

Inclusief:

  • Organisatie, formatieplaatsen en werknemers,
  • Budgetten op formatieplaats-nivo,
  • Personelskosten op werknemer-nivo,
  • Invoeren toekomstige wijzigingen,
  • Benutten van toekomstige (maand)organigrammen,
  • Personeelskosten berekenen (extern),
  • Personeelsbudgetten afleiden,
  • Consolidatie en aggregatie,
  • Personeelskosten alloceren,
  • Internationaal (meerdere talen en valuta).

Kenmerken Planboard:

  • Schuiven en parkeren (ook voor ketens),
  • Item invoer,
  • Bulk invoer,
  • Klonen,
  • Consolidatie.

Kenmerken Rapportage:

  • Organigrammen,
  • Draaitabellen,
  • Verschillen rapportage,
  • Reken- en rapportage faciliteiten.

Stap 1: Loonkosten berekeningen maken.

Werknemers hebben een prijskaartje: de totale kosten van de werknemer in de desbetreffende maand. Dit is een rekensom die op verschillende manieren gemaakt kan worden:

  • door een payroll systeem - Dit is de meest voor de hand liggende manier zeker voor de gepasseerde maanden (de actuals). Maar er zijn ook berekeningen nodig voor de toekomstige maanden. Niet ieder payroll-systeem kan dat (betaalbaar) leveren. Voorzover ze dit wel kunnen, is het een kwestie van journaalposten importeren. Doorgaans is dit de meest eenvoudige oplossing die tot zuivere resultaten leidt.
  • door een payroll-modeling systeem - Dit is de meest complexe en tevens meest dure methode. Het betekent aanschaf, onderhoud en beheer van een extra systeem. Belangrijkste pluspunt is evenwel de mogelijkheid om met payroll-variabelen te simuleren. De resultaten zullen waarschijnlijk net zo zuiver zijn als de vorige oplossing.
  • door My-Orgchart. Dit de goedkoopste (€0) en eenvoudigste manier, maar levert de minst zuivere resultaten op. My-Orgchart biedt rekenfaciliteiten. Rechts zien we een calculatie van de personeelskosten als volgt: ft-salaris x fte x multiplier.

Uiteraard is het ook mogelijk om een mix van deze methoden toe te passen.

Voor de My-Orgchart methode hoeft niets geïmporteerd te worden. Het is een kwestie van de berekening definiëren en ervoor zorgen dat bij iedere werknemer een bruto full-time maandsalaris ingevoerd is.

Voor de payroll- en payroll-modeling methode moet er wel geïmporteerd worden. De beste oplossing is via de Connector.

Open de folder (in PDF-formaat).