ORGPLAN: ORGCHARTS & HCM

ENGLISH   DEUTSCH   FRANÇAIS   |   DEMO   TEST   DOWNLOADS   | HR WEBSITE

Formatieplanning

Toepassing van TimeSerie Orgcharts

Een formatieplan is een organisatieplaatje bestaande uit afdelingen en formatieplaatsen uitgezet in de tijd, waarbij de formatieplaats feitelijk een functie op de afdeling is. Op formatieplaatsnivo wordt het gewenst aantal fte vastgelegd (later wordt dit het budget). Werknemers komen er in eerste instantie niet in voor, maar kunnen wel nuttig zijn bij de opbouw. Er kunnen meerdere plannen (scenario’s) door verschillende gebruikers uitgewerkt worden. Eén van deze plannen gaat tot budget gepromoveerd worden. Het helpt wanneer achteraf bekend is, welke veronderstellingen er destijds aan het budget ten grondslag hebben gelegen. Het formatieplan kan op twee manieren opgebouwd worden: 1.) van scratch of 2.) vanuit de bestaande situatie. De eerste manier is het meest "out of the box denkend", de tweede manier is het snelst.

FORMATIEPLANNING STAP VOOR STAP

Stap 1: Tijdas maken.

  • De eerste stap is het (met een druk op de knop) aanmaken van de tijdas.

Stap 2: Extrapolatie.

  • De tweede stap is het ophalen van de organisatie uit laatste actuals-maand en deze te extrapoleren naar de aangemaakte tijdas-maanden. Het eerste toekomstscenario (die van ongewijzigd beleid) is geboren.

Stap 3: Sturen. Beleid uitwerken.

  • De derde en meest tijdrovende stap is het doorvoeren van aanpassingen. Hiervoor staat de volledige toolbox ter beschikking: schuiven met boxes en/of ketens, nieuw toevoegen of verwijderen van boxes en/of ketens, klonen van boxes en/of ketens, via invoerschermen muteren van box-gegevens. *

Stap 4: Vooruit en omhoog kopiëren

  • de aangebrachte wijzigingen dienen wederom geëxtrapoleerd te worden,
  • tenslotte dient de nieuw ontstane ist-situatie omhoog gekopieerd te worden naar het soll-nivo.

NB:

  • Bij "In-, Uit- en Doorstroom" wordt verder ingegaan op het doorvoeren van aanpassingen.
  • Twee zaken behoeven nadere uitleg: "Soll versus Ist" en "Kopieer Omhoog en Vooruit".

SOLL versus IST

De essentie van planning: eerst bepalen waar je naar toe wil en daarna hoe je daar het beste kunt komen. Soll is de plek waar je uit wilt komen en Ist is de plek waar je (straks) bent. Tussen Soll en Ist zit doorgaans een gap die overbrugd moet worden. Een gap gemeten: FTE, Geld en Skills. In OrgPlan HCM worden voortdurend de volgende grootheden berekend: Soll (→), Ist (√ ), Absolute Gap (∆) en Procentuele Gap (%).

Aangekomen bij een kruispunt vroeg Alice de weg aan de Cheshire-kat, maar ze wist niet waar ze naar toe wilde. De kat antwoordde: “Als je niet weet waar je naartoe wil, is iedere weg goed.” - Alice in Wonderland (1865).

Kopieer vooruit en omhoog

OrgPlan HCM is in staat om op commando gegevens door te kopiëren op een bijzondere manier: vooruit en omhoog.

Kopieer → – de organisatie- en populatiegegevens worden in de tijd vooruit gekopieerd naar de toekomstige maanden. De aanname is dat in de ene maand gemuteerde gegevens ook in de daaropvolgende maand(en) van toepassing blijven. Vooruit kopiëren gebeurt overigens met uitzondering van in het HR-systeem aangetroffen toekomstmutaties.

Kopieer ↑ - populatiegegevens worden overgenomen op formatieplaatsnivo. Feitelijk zeggen we hiermee dat IST SOLL moet worden. Dit commando is handig wanneer we de historie als basis voor het nieuwe plan (budget) willen gebruiken. We kunnen eerst naar hartenlust schuiven, verhogen, ontslaan en dummy’s toevoegen, alvorens we omhoog kopiëren.